Lancement du chargement
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Start loading
Initiation of the loading procedure is done by selecting the button with the "+" icon in the main menu of Wiveez (on the left).
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Vous accédez alors à une page contenant le liste des projets et des tableaux Agile de votre serveur Jira Cloud. Par défaut, la partie « Projet » est sélectionnée.
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L’utilisateur peut sélectionner la période sur laquelle il souhaite mesurer les indicateursYou then access a page containing the list of Agile projects and boards on your Jira Cloud server. By default, the "Project" part is selected.
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The user can select the period over which he wishes to measure the indicators.
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1 mois (1 month ) : Chargement de tous les tickets du projet ayant été passés à l’état « Terminé » sur les 30 derniers jours, par rapport à la date de chargement + tous les tickets à l’état « À faire » ou « En cours » ;
3 mois (3 months) : Chargement de tous les tickets du projet ayant été passés à l’état « Terminé » sur les 90 derniers jours, par rapport à la date de chargement + tous les tickets à l’état « À faire » ou « En cours » ;
6 mois (6 months) : Chargement de tous les tickets du projet ayant été passés à l’état « Terminé » sur les 180 derniers jours, par rapport à la date de chargement + tous les tickets à l’état « À faire » ou « En cours » ;
1 an (1 year) : Chargement de tous les tickets du projet ayant été passés à l’état « Terminé » sur les 365 derniers jours, par rapport à la date de chargement + tous les tickets à l’état « À faire » ou « En cours » ;
Tous (All) : Chargement de tous les tickets du projet ;
Custom : Définition de la période de chargement des tickets, via la saisie d'une date de début et d'une date de fin. Chargement de tous les tickets du projet ayant été passés à l’état « Terminé », sur la période sélectionnée + tous les tickets à l’état « À faire » ou « En cours » ;
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Start : Définition de la date de début de chargement des tickets, via la saisie d'une date de début. Chargement de tous les tickets du projet ayant été passés à l’état « Terminé », entre la date de début saisie et la date de chargement du projet + tous les tickets à l’état « À faire » ou « En cours ».
Le lancement de l’import se fait via le bouton « Importer ».
L’utilisateur a la possibilité d’annuler le chargement via le bouton « Annuler ».
Chargement du produit
Le lancement du chargement d’un projet se fait en tâche de fond, afin de ne pas bloquer l’utilisateur durant la récupération des données.
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L’utilisateur peut, à tout moment, suivre l’avancement du chargement et le temps restant estimé.
Dès la fin du chargement, le nombre total de tickets chargé et affiché et l’utilisateur peut démarrer la phase de configuration du produit Wiveez. via le bouton « Démarrer la configuration ».
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Configurer un produit
Étape 1 sur 3 - Configurer les types de tickets
Jira permet de créer un nombre infini de types de ticket, nommé “issue types”.
Pour que Wiveez puisse vous proposer des métriques et indicateurs (KPI) reflétant votre produit, vous devez différencier les types de tickets devant être utilisés dans le calcul.
Vous devez également permettre à l’application de différencier les types utilisés pour les anomalies (bugs). Cela permet notamment à l’application de vous indiquer le taux d’anomalie, par produit, version, Feature (Epic) et label.
Pour ces deux réglages, vous devez cocher les cases correspondantes dans la liste des types de tickets :
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Il est inutile et déconseillé de cocher le type dédié aux Features (“Epic”) pour le calcul des indicateurs présentés dans les tableaux de bord dédiés à chaque Feature. La détection des Features et le calcul se fait automatiquement.
Sélectionnez le bouton « Appliquer » pour passer à l'étape suivante.
Étape 2 sur 3 - Configurer le workflow (flux de travail)
Jira permet de créer un workflow (flux de travail) adapté à chaque projet ou type de tickets.
Jira historise également l'ensemble des étapes créé sur un flux de travail, que celles-ci soient utilisées ou non.
Lors du chargement d’un produit dans Wiveez, l’ensemble des états (étapes) du workflow sont transmises.
Vous devez alors choisir quelles sont les états (étapes) Wiveez doit utiliser pour calculer les indicateurs.
Pour cela, vous devez définir quelles sont les états qui seront représentées dans les trois grandes catégories du flux : À faire (To Do), En cours (WIP, Work In Progress) et Terminé (Done).
Le passage d’un état du workflow vers le workflow de Wiveez, se fait par glisser-déposé (drag & drop) de la colonne en haut (workflow de Jira) à celle du bas (workflow de Wiveez).
Situation avant la sélection des états du workflow (exemple) :
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Situation après l’affectation des états du workflow Jira dans le workflow Wiveez (exemple) :
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Un état défini comme « À faire » dans Jira peut être utilisée dans une colonne « À faire », « En cours » ou « Terminé » du workflow de Wiveez. Il en va de même pour les autres états « En cours » et « Terminé » de Jira. Il n’est pas impératif d’utiliser la même catégorie pour une étape.
Il n’est pas obligatoire d’utiliser tout les états de Jira dans le workflow de Wiveez.
L’ordre des états, rappelé à l’aide du numéro à gauche du nom, est important et défini la manière dont les transitions des tickets seront interprétées pour reconstruire la traversée du workflow dans Wiveez.
Sélectionnez le bouton « Appliquer » pour passer à l'étape suivante ou « Retour » pour revenir à l’étape précédente.
Étape 3 sur 3 - Configurer les états du workflow Wiveez pour le calcul de l’efficience
Afin de pouvoir calculer l’indicateur d’efficience du workflow Wiveez, vous devez indiquer quels sont les états sur lesquels une activité est réalisée et ceux qui sont des états d’attente.
Par défaut, ceux « À faire » sont des états d’attente. Au contraire, tout les états « En cours » sont considérés comme ayant une activité et sont donc activées dans la liste.
Exemple de configuration de l’efficience :
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Sélectionnez le bouton « Appliquer » pour passer à l'étape suivante ou « Retour » pour revenir à l’étape précédente.
Calcul des métriques et indicateurs
Une fois la configuration du produit finalisée en cliquant sur le bouton « Fermer », le calcul des métriques et indicateurs se lance automatiquement.
Le calcul se fait sur la base des tickets répondants aux critères de la configuration :
ayant un type de tickets de ceux sélectionnés ;
étant dans l’un des états du workflow Wiveez (l’une des 3 colonnes du bas).
Le calcul de l’efficience se fait sur les même tickets, le temps actif et inactif se basant sur la configuration que vous avez saisi pour les états.
Ce calcul se fait en tâche de fond. Vous pouvez, si vous le souhaitez, sortir de Wiveez pour utiliser Jira ou bien ouvrir un autre produit dans Wiveez à l’aide du portfolio.
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: Loading all tickets in the project that have been in "Done" status in the last 30 days, relative to the upload date + all tickets in "To do" status or " In progress ";
3 months: Loaded all project issues that have been in "Done" status in the last 90 days, relative to the upload date + all tickets in "To Do" status or " In progress ";
6 months: Loaded all project issues that have been in "Done" status in the last 180 days, relative to the upload date + all tickets in "To Do" status or " In progress ";
1 year: Loading all tickets in the project that have been in "Done" status in the last 365 days, relative to the upload date + all tickets in "To do" status or " In progress ";
All: Loading of all project tickets;
Custom: Definition of the ticket loading period, by entering a start date and an end date. Loading of all tickets in the project that have been in "Complete" state, over the selected period + all tickets in "To do" or "In progress" state;
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Start: Definition of the start date for loading tickets, by entering a start date. Loading all tickets in the project that have been in "Complete" status, between the entered start date and the project upload date + all tickets in "To Do" or "In Progress" status.
The initiation of the import is done via the "Import" button.
The user has the option to cancel the upload via the "Cancel" button.
Product loading
Launching the loading of a project is done in the background, so as not to block the user during data recovery.
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The user can, at any time, follow the progress of the loading and the estimated time remaining.
As soon as the loading is complete, the total number of tickets loaded and displayed and the user can start the configuration phase of the Wiveez product. via the "BEGIN CONFIGURATION" button.
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Configure a product
Step 1 of 3 - Configure ticket types
Jira allows you to create an infinite number of ticket types, named “issue types”.
In order for Wiveez to be able to offer you metrics and indicators (KPIs) reflecting your product, you must differentiate the types of tickets to be used in the calculation.
You must also allow the application to differentiate the types used for anomalies (bugs). This allows the application to tell you the anomaly rate, by Product, Version (FixVersion), Feature (Jira Epic) and Label.
For these two settings, you need to check the corresponding boxes in the list of ticket types:
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It is useless and not recommended to check the type dedicated to Features (“Epic”) for the calculation of the indicators presented in the dashboards dedicated to each Feature. Features detection and calculation is done automatically.
Select the "Apply" button to proceed to the next step.
Step 2 of 3 - Configure Workflow
Jira allows you to create a workflow adapted to each project or type of issue.
Jira also logs all the steps created on a workflow, whether they are used or not.
When loading a product in Wiveez, all the states (steps) of the workflow are transmitted.
You must then choose which states (steps) Wiveez must use to calculate the indicators.
To do this, you must define which states will be represented in the three main categories of the flow: To Do, In Progress (WIP, Work In Progress) and Done.
Moving from a workflow state to the Wiveez workflow is done by dragging and dropping (drag & drop) from the top column (Jira workflow) to the bottom one (Wiveez workflow).
Situation before selecting workflow states (example):
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Situation after assigning Jira workflow states in Wiveez workflow (example):
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A status defined as "To Do" in Jira can be used in a "To Do", "In Progress" or "Done" column of the Wiveez Workflow. The same goes for Jira's other "In Progress" and "Done" states. It is not imperative to use the same category for a step.
It is not mandatory to use all Jira states in the Wiveez workflow.
The order of the states, recalled using the number to the left of the name, is important and defines the way ticket transitions will be interpreted to reconstruct the workflow traversal in Wiveez.
Select the "Apply" button to go to the next step.
Step 3 of 3 - Configure Wiveez Workflow States for Efficiency Calculation
In order to be able to calculate the efficiency indicator of the Wiveez workflow, you must indicate which are the states on which an activity is carried out and which are waiting states.
By default, "To do" states are pending states. On the contrary, all "In Progress" states are considered to have activity and are therefore activated in the list.
Example of efficiency configuration:
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Select the "Apply" button to go to the next step.
Calculation of metrics and indicators
Once the product configuration is finalized by clicking on the "Close" button, the calculation of metrics and indicators starts automatically.
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The calculation is based on tickets meeting the configuration criteria:
having a ticket type of those selected;
being in one of the states of the Wiveez workflow (one of the 3 bottom columns).
The efficiency calculation is done on the same tickets, the active and inactive time based on the configuration you entered for the states.
This calculation is done in the background. You can, if you wish, leave Wiveez to use Jira or open another product in Wiveez using the portfolio.
As soon as the calculation of the indicators is finished, you have direct access to the product, via the summary dashboard.
For more information, you can consult the documentation of ce tableau de bord as well as les autres proposés by Wiveez.